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企業の顔であり、オンラインにおける事業活動の拠点となるホームページ。その制作を外部の専門会社に依頼する際、多くの担当者が「何から手をつけて良いか分からない」という壁に直面します。実は、ホームページ制作プロジェクトの成否は、制作会社を選ぶ前の「準備段階」でその大半が決まると言っても過言ではありません。依頼主側で目的や要件が曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、コミュニケーションの齟齬、予算の超過、納期の遅延、そして最終的には「作ったはいいが、全く成果の出ない」ホームページの完成という最悪の事態を招きかねません。本記事では、制作会社に依頼する前に、依頼主自身が準備しておくべき10の重要項目をリスト形式で徹底解説します。これらの準備を万全に行うことで、制作会社との円滑なコミュニケーションを実現し、ビジネスの成功に直結するホームページを共に創り上げることが可能になります。

1. Webサイトで達成したい目的（KGI/KPI）を定める

ホームページ制作における最も重要かつ最初のステップは、「そのWebサイトで、最終的に何を達成したいのか」という目的（ゴール）を明確に定義することです。これが定まっていなければ、サイトのデザインや機能、コンテンツの方向性がすべて曖昧になってしまいます。ビジネスのゴールから逆算して、具体的な数値目標を設定しましょう。

KGI（重要目標達成指標）の設定

KGI（Key Goal Indicator）とは、ビジネスの最終目標を定量的に示す指標です。まず、自社のホームページに期待する最も重要な役割を一つ、明確にしましょう。

• KGIの例：
  • ECサイト：「Webサイト経由の年間売上を5000万円にする」
  • BtoB企業：「Webサイトからの問い合わせ件数を月間50件獲得する」
  • 採用サイト：「サイト経由の採用応募者数を年間100名獲得する」
  • 店舗ビジネス：「Webサイト経由の来店予約数を月間30件獲得する」

このKGIが、プロジェクト全体の北極星となります。

KPI（重要業績評価指標）への分解

KGIを達成するための中間指標がKPI（Key Performance Indicator）です。KGIという大きな山を登るために、どのルートを、どのくらいのペースで進むのかを示すマイルストーンのようなものです。

• KPIの例（KGI：問い合わせ月間50件の場合）：
  • 月間セッション数（訪問者数）： そもそもサイトに何人来ているのか
  • コンバージョン率（CVR）： 訪問者のうち、何%が問い合わせに至ったか
  • 検索エンジンでの特定キーワードの表示順位： 主要な集客チャネルの健全性
  • 直帰率： サイトを訪れたユーザーが、最初の1ページで離脱していないか

これらのKGI/KPIを制作会社に明確に伝えることで、彼らは「売上を上げるためのデザイン」「問い合わせを増やすための導線設計」といった、ビジネスのゴールに直結する具体的な提案をしてくれるようになります。逆に、目的が曖昧だと、ただ見た目が綺麗なだけの「置物」のようなサイトが完成してしまうリスクが高まります。

2. ターゲット顧客のペルソナを具体的に描く

「誰に」情報を届けたいのかを明確にしなければ、その人の心に響くメッセージやデザインを創り出すことはできません。「20代女性」のような漠然としたターゲット設定ではなく、より具体的な人物像である「ペルソナ」を描き出しましょう。

ペルソナとは？

ペルソナとは、自社の商品やサービスの典型的なユーザー像を、まるで実在する一人の人物かのように詳細に設定したものです。このペルソナが、プロジェクト関係者全員の「共通の顧客イメージ」となり、意思決定の拠り所となります。

ペルソナ設定の項目例

• 基本情報：
  • 名前、年齢、性別、居住地、職業、役職、年収、家族構成
• ライフスタイル・価値観：
  • 趣味、休日の過ごし方、よく見る雑誌やWebサイト、利用するSNS
  • 価値観（何を大切にしているか）、将来の夢や目標
• 仕事やプライベートでの課題・悩み：
  • どのようなことで困っているか、何に不満を感じているか
• 情報収集の行動：
  • 課題を解決するために、どのようなキーワードで検索するか
  • どのような媒体（Web、書籍、知人など）から情報を得ているか

例えば、BtoB企業であれば、「東京都内の中小企業で、Webマーケティングを担当して3年目の佐藤さん（32歳）。専門部署がなく、一人で業務を抱え、効率的な情報収集と成果の出る施策に悩んでいる」といったレベルまで具体化します。

このペルソナを制作会社と共有することで、「佐藤さんなら、この専門用語は理解できるだろうか」「佐藤さんが魅力を感じるのは、導入事例だろうか、それとも料金プランの分かりやすさだろうか」といった、ユーザー視点に立った具体的な議論が可能になります。

3. サイトに必要なページとコンテンツを洗い出す

ホームページの全体像、すなわち「どのようなページが、どのような構造で存在するのか」という設計図（サイトマップ）を作成します。これにより、制作に必要な作業のボリュームが明確になり、より正確な見積もりを得ることができます。

まずは必要なページを箇条書きで洗い出す

一般的なコーポレートサイトを例に、最低限必要となるページをリストアップしてみましょう。

• ホーム（トップページ）： サイトの顔。全ての情報の入り口。
• 会社概要： 企業の基本情報、沿革、理念、アクセスなど。
• 事業内容・サービス紹介： 誰に、どのような価値を提供しているのかを具体的に説明。
• 導入事例・お客様の声： サービスの利用者がどのような成果を得たかを紹介。
• 制作実績・施工事例： これまでの成果物を紹介。
• お知らせ・ブログ： 企業からの最新情報や、専門的なノウハウを発信する場。
• 採用情報： 求める人物像や募集要項。
• お問い合わせフォーム： 顧客との接点。
• プライバシーポリシー： 個人情報の取り扱い方針。
• サイトマップ： サイト全体の構造を示すページ。

各ページに掲載するコンテンツ（要素）を考える

次に、各ページにどのような情報（テキスト、写真、図、動画など）を掲載するかを具体的に考えます。

例えば、「事業内容ページ」であれば、

• サービス全体の概要説明
• 各サービスの詳細説明（ターゲット、提供価値、料金プラン）
• サービス導入の流れ
• よくある質問（FAQ）
  といった要素が必要になるでしょう。

この作業を依頼主側である程度行っておくことで、制作会社は「このプロジェクトは、だいたい〇〇ページ規模で、これくらいのコンテンツ作成が必要だな」と正確に把握でき、見積もりの精度が格段に向上します。もちろん、最終的なページ構成は制作会社のプロの視点を交えて決定しますが、この「たたき台」があるかないかで、プロジェクトの進行速度は大きく変わります。

4. 参考になる競合・他社サイトのピックアップ

言葉だけでデザインのイメージを伝えるのは非常に困難です。「かっこいい感じ」「すっきりしたデザイン」といった抽象的な表現は、人によって解釈が大きく異なります。具体的なイメージを共有するために、参考としたいWebサイトをいくつかピックアップしておきましょう。

ピックアップするサイトの種類

• 競合他社のサイト：
  同業他社がどのような情報を、どのように見せているかを把握することは、自社の立ち位置を明確にする上で重要です。
• 異業種のサイト：
  デザインや機能、コンテンツの見せ方など、業界の常識にとらわれない新しいアイデアの源泉となります。

「好き・嫌い」とその「理由」を言語化する

ただサイトのURLをリストアップするだけでは不十分です。それぞれのサイトの「どの部分が、なぜ良いと感じるのか（または悪いと感じるのか）」を具体的に言語化して伝えることが重要です。

• 良い例：
  • 「A社のサイトは、写真が大きくて世界観が伝わってくるデザインが好きです」
  • 「B社のサイトは、サービスの料金体系が図解されていて、直感的に分かりやすい点が参考になります」
  • 「C社のサイトの、マウスを乗せると滑らかに動くアニメーションを取り入れたいです」
• 悪い例：
  • 「このサイト、好きです」
  • 「このサイトは嫌いです」

制作会社は、これらの具体的なフィードバックを基に、依頼主の好みの傾向や実現したいことの本質を掴み取り、デザインの方向性を固めていきます。この作業は、デザイナーとのイメージ共有を円滑にし、手戻りを減らすための重要なプロセスです。

5. 自社で用意できるテキストや写真素材の整理

ホームページ制作には、多くの素材（アセット）が必要になります。これらの素材を誰が、いつまでに用意するのかを事前に明確にしておかないと、制作が途中でストップしてしまう原因になります。

テキスト原稿の準備

各ページに掲載する文章は、基本的には依頼主側で用意する必要があります。制作会社がライティングまで請け負う場合もありますが、その場合は別途費用が発生します。

• 会社紹介、事業内容、商品情報など、自社の強みや想いを最もよく知る依頼主自身が執筆することで、熱量のこもった説得力のある文章になります。
• 完璧な文章でなくても構いません。まずは箇条書きやメモレベルで構わないので、「伝えたいこと」をまとめておきましょう。プロのライターや編集者が、それを基にWebに適した文章にリライトすることも可能です。

写真・動画素材の準備

Webサイトの品質は、写真のクオリティに大きく左右されます。

• ロゴデータ：
  印刷物用（ai/eps形式）とWeb用（png/svg形式）の両方を用意しておくとスムーズです。
• 写真素材：
  オフィス風景、スタッフの写真、商品写真、サービス提供風景など、自社の魅力を伝える写真を用意します。フリー素材も活用できますが、オリジナルの写真は信頼性を格段に高めます。撮影も制作会社に依頼できる場合が多いので、必要であれば相談しましょう。
• 動画素材：
  会社紹介ムービーや商品・サービスの説明動画があれば、よりリッチなコンテンツになります。

これらの素材を事前にフォルダに整理し、「どの素材を、どのページで使いたいか」という指示書を添えておくと、制作会社は非常にスムーズに作業を進めることができます。素材準備の状況によって、制作スケジュールや費用も変動するため、早い段階で確認しておくことが肝心です。

6. ドメイン名やサーバーの準備状況

ホームページをインターネット上に公開するためには、「住所」にあたるドメインと、「土地」にあたるサーバーが必要です。これらをどう準備するか、事前に方針を決めておきましょう。

ドメイン（〇〇.com など）

ドメインは、企業の「看板」となる重要なものです。

• 取得状況の確認：
  • すでに取得済みの場合： 管理情報（ドメイン管理会社のログインID/パスワード）をすぐに提示できるように準備しておきましょう。
  • 未取得の場合： 候補となるドメイン名をいくつか考えておきます。会社名やサービス名を含んだ、短く覚えやすいものが理想です。制作会社に取得代行を依頼することも、自社で取得することも可能です。

レンタルサーバー

ホームページのデータを保管しておく場所です。

• 契約状況の確認：
  • すでに契約済みの場合： サーバーの管理情報（FTP情報、コントロールパネルのログインID/パスワード）を準備します。
  • 未契約の場合： ドメインと同様、制作会社に選定・契約代行を依頼するか、自社で契約するかを決めます。

誰が契約・管理すべきか？

制作会社に代行を依頼するのは手軽ですが、注意点もあります。代行の場合、ドメインやサーバーの所有者名義が制作会社になっているケースがあり、将来的に制作会社との契約が終了した際に、移管手続きが複雑になったり、最悪の場合、権利を失ってしまったりするリスクがあります。

長期的な視点で見れば、ドメインとサーバーは、資産として自社名義で契約・管理することが強く推奨されます。分からない場合は、制作会社に相談し、自社名義での取得をサポートしてもらうのが良いでしょう。この所有権の問題は、後々大きなトラブルに発展しかねないため、必ず事前に確認してください。

7. ホームページ制作の予算と希望納期を伝える

「予算はできるだけ安く、納期はできるだけ早く」というのは、依頼主としては当然の心情ですが、これでは制作会社は適切な提案ができません。具体的な予算感と希望納期を伝えることで、その範囲内で実現可能な最善のプランを提示してもらえるようになります。

予算の考え方と伝え方

ホームページ制作の費用は、サイトの規模や機能、デザインの作り込み具合によって数十万円から数千万円まで大きく変動します。

• 予算の上限を正直に伝える：
  予算を伝えることを躊躇する方もいますが、上限を伝えることで、制作会社は「この予算なら、ここまで作り込めます」「この機能は難しいですが、代替案としてこういう方法があります」といった、現実的で建設的な提案ができます。
• 相見積もりを取る：
  自社の作りたいサイトの相場が分からない場合は、2〜3社から見積もり（相見積もり）を取ることで、おおよその費用感を把握できます。
• 「〇〇円〜〇〇円くらい」と幅を持たせる：
  具体的な金額を決めきれない場合は、予算のレンジを伝えるのも有効です。

納期の考え方と伝え方

• 希望納期を明確にする：
  「なるべく早く」ではなく、「〇月〇日のイベント公開に合わせてオープンしたい」といった具体的な日付を伝えましょう。絶対的なデッドラインがある場合は、その理由も併せて伝えることが重要です。
• 希望納期から逆算して準備を始める：
  一般的なコーポレートサイトでも、制作には3ヶ月〜半年程度かかるのが普通です。希望納期から逆算し、十分な準備期間を持って依頼するようにしましょう。
• 制作会社側のスケジュールも考慮する：
  依頼してすぐに着手できるとは限りません。優良な制作会社ほど、数ヶ月先までスケジュールが埋まっていることもあります。

予算と納期は、プロジェクトの制約条件です。これを最初に共有することで、お互いに無理のない、実現可能な計画を立てることができます。

8. RFP（提案依頼書）を作成するメリットと書き方

ここまでに準備してきた1〜7の項目を一つにまとめ、制作会社に提示するための公式な文書がRFP（Request for Proposal：提案依頼書）です。特に、複数の会社に提案を依頼する（コンペ形式）場合には、RFPの作成が極めて有効です。

RFPを作成する3つのメリット

1. 提案の質と精度が向上する：
   依頼内容が明確に定義されているため、各制作会社は的確な提案を考えやすくなります。結果として、質の高い提案が集まります。
2. 各社の提案を公平に比較・検討できる：
   全ての会社が同じ要件に基づいて提案を行うため、「A社とB社の提案を、同じ土俵で比較する」ことが可能になります。これにより、客観的で公平な選定ができます。
3. 社内の合意形成がスムーズになる：
   RFPを作成する過程で、プロジェクトに関する情報や目的が自然と社内で共有され、関係者間の認識のズレを防ぎ、スムーズな合意形成を促します。

RFPに盛り込むべき主要項目

• 1. プロジェクト概要： サイト制作の背景と目的（KGI/KPI）
• 2. 会社情報： 自社の事業内容や強み
• 3. ターゲット顧客： 具体的なペルソナ
• 4. サイトの要件：
  • サイトマップ（必要なページリスト）
  • 各ページに必要な機能（例：ブログ機能、会員登録機能、決済機能など）
  • デザインの要望、参考サイト
• 5. 提出物： 提案書、見積書、制作スケジュールなど、提案時に提出してほしいもの
• 6. 予算と納期： 想定している予算と希望公開日
• 7. 選定基準とスケジュール： どのような基準で選定するか、いつまでに決定するか

RFPの作成は手間がかかりますが、それに見合うだけの大きなメリットがあります。この文書があることで、プロジェクトはプロフェッショナルな形でスタートを切ることができるのです。

9. 公開後の運用体制（誰が更新するか）を決めておく

ホームページは、作って公開したら終わりではありません。むしろ、公開してからが本当のスタートです。継続的に情報を更新し、育てていくことで、初めてその価値を発揮します。公開後の運用を誰が、どのように行うのか、制作段階から決めておく必要があります。

運用担当者を明確にする

• 主担当者と副担当者を決める：
  社内の誰が、ホームページの更新作業（お知らせの追加、ブログの執筆など）を行うのか、具体的な担当者を決めます。担当者が一人の場合、異動や退職で更新が滞るリスクがあるため、複数人で担当できる体制が理想です。
• 更新の頻度やルールを決める：
  「お知らせは週に1回更新」「ブログは月に2本公開」など、具体的な運用ルールを定めておきます。

CMSの導入と更新方法の検討

多くのホームページは、専門知識がなくても更新作業ができるCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）を導入します。代表的なものにWordPressがあります。

• どこまで自社で更新したいか：
  「お知らせのテキスト修正だけできれば良い」のか、「新しいページを自由に追加・デザイン変更したい」のか。自社で更新したい範囲を制作会社に伝えることで、それに適したCMSの設計をしてもらえます。

保守・運用サポートの必要性を検討する

自社での運用に不安がある場合、公開後のサポートを制作会社に依頼することも可能です。

• 保守契約の内容：
  • サーバー・ドメインの管理
  • CMSやプラグインの定期的なアップデート（セキュリティ対策）
  • 定期的なバックアップ
  • 軽微な修正作業（月〇時間まで、など）
    自社に専門知識を持つ人材がいない場合は、セキュリティを維持するためにも、保守契約を結んでおくことをお勧めします。

この運用体制を事前に決めておくことで、公開後スムーズにサイトを育てていくフェーズへと移行できます。

10. スムーズなホームページ制作のためのコミュニケーション術

最後に、プロジェクトを成功に導く上で最も人間的な要素、すなわち制作会社とのコミュニケーションについてです。良好なパートナーシップを築くことが、最終的なアウトプットの質を大きく左右します。

窓口担当者を一人に絞る（一本化）

依頼主側の窓口となる担当者を一人に決めましょう。複数の担当者から、それぞれ異なる指示や修正依頼が制作会社に飛んでしまうと、現場は混乱し、プロジェクトは停滞します。社内の意見は、必ず窓口担当者が取りまとめてから制作会社に伝える、というルールを徹底してください。

フィードバックは具体的に、まとめて行う

デザイン案などに対するフィードバックは、できるだけ具体的に行いましょう。「なんだか違う」ではなく、「ここの余白をもう少し狭めて、より情報を凝縮した印象にしたい」といった形で伝えます。また、修正依頼は、思いつくたびに小出しにするのではなく、一度全体を確認し、修正点をリストアップしてまとめて伝えることで、制作会社は効率的に作業を進めることができ、手戻りが少なくなります。

「餅は餅屋」の精神でプロを信頼する

依頼主は自社のビジネスのプロですが、ホームページ制作においては制作会社がプロです。もちろん要望を伝えることは重要ですが、デザインや技術的な実現方法については、プロの提案を尊重し、信頼して任せる姿勢も大切です。なぜそのデザインにしたのか、なぜその機能が必要なのか、その理由や意図を尋ね、対話を通じて共にゴールを目指すパートナーとして接しましょう。

感謝と労いの言葉を忘れない

プロジェクトは人と人との共同作業です。良い提案やデザインに対しては、「ありがとうございます」「素晴らしいですね」といった感謝や労いの言葉を積極的に伝えましょう。ポジティブなコミュニケーションは、制作チームのモチベーションを高め、より良いアウトプットを生み出すための、何よりの潤滑油となります。